Agar Mail Merge bisa menempatkan nilai yang diambil dari sumber data ke dalam output, Anda harus memasukkan satu atau lebih field Merge ke dalam dokumen utama. Selama proses Merge, tiap field Merge akan diganti dengan nilai yang sesuai dengan sumber data Recipient. Anda juga bisa memasukkan salinan field Merge yang sama ke banyak tempat pada dokumen utama.
Cara memasukkan field Merge ke dalam dokumen:
- Klik pada dokumen utama lokasi dimana Anda ingin informasi dari sumber data akan dimasukkan selama proses Merge.
- Pada tab Mailings, di grup Write & Insert Fields, klik tanda-panah drop-down yang ada pada tombol Insert Merge Field, lalu klik nama kolom dari sumber data pada daftar yang ditampilkan. Ulangi langkah nomor 1 dan 2 sampai dokumen utama berisi semua field Merge yang diperlukan.
Jika Anda memilih Merge Label, masukkan field Merge dan teks pada cell kiri-atas tabel pada dokumen utama. Selama proses ini, cell yang lain hanya berisi field Merge «Next Record». Cell lainnya akan diisi pada langkah nomor 4 dibawah.
Jika Anda menempatkan field Merge lainnya pada baris yang sama dengan field Merge yang pertama, ketikkan spasi, teks, atau tanda-baca diantaranya. Jika tidak, maka tidak akan ada pemisah antara nilai output yang dihasilkan. Jika Anda ingin field Merge berikutnya ditampilkan pada baris selanjutnya, tekan [ENTER] pada akhir baris pertama.
- Anda bisa memformat karakter beberapa field Merge pada dokumen utama, baik secara langsung atau dengan menggunakan style.
Anda bisa klik-kanan pada sebuah field Merge di dokumen utama dan klik Toggle Field Codes untuk menampilkan seluruh kode field. Lalu, Anda bisa memasukkan switch format untuk mengontrol tampilan dari output yang dihasilkan, Anda bisa membaca tutorialnya disini: Mengatur Format Field Dengan Menggunakan Switch.
- Jika Anda memilih Merge Label, pada tab Mailings, di grup Write & Insert Fields, klik Update Labels. Ini akan menyalin field Merge dan teks yang Anda masukkan di cell kiri-atas tabel ke semua cell lainnya.
Tips & Trik:
- Pada tab Mailings, di grup Write & Insert Fields, klik Address Block atau Greeting Line untuk memasukkan field Merge spesial. Field Merge ini mengkombinasikan data dari beberapa kolom record Recipient. Ketika Anda memasukkan salah satu field ini, Word akan menampilkan kotak dialog dimana Anda bisa memilih opsi untuk memformat output. Jika Anda menggunakan salah satu field Merge ini, pastikan untuk melihat preview hasilnya untuk masing-masing Recipient dan koreksi output yang tidak diinginkan.
- Jika style yang diterapkan pada field Merge berupa format paragraf yang memiliki ruang spasi tambahan sebelum atau sesudah paragraf, baris mungkin akan menjadi terlalu lebar. Ini akan mempengaruhi Merge Label dan Envelope, dimana alamat yang lebih dari tiga atau empat baris mungkin menjadi tidak cukup untuk ditampung. Jika diperlukan, aplikasikan style lain seperti No Spacing pada dokumen utama.
Artikel terkait:
- Mencetak Satu Amplop (Envelope)
- Mencetak Banyak Amplop (Envelope)
- Mengubah Format Dan Style Alamat Amplop (Envelope)
- Membuat Dan Mencetak Label Dan Kartu Nama
- Mengirimkan Dokumen Word 2013 Melalui Email
- Membuat Mail Merge
- Memilih Recipient Untuk Mail Merge
- Menambah Dan Mengubah Informasi Mail Merge Dengan Menggunakan Rules
- Menyelesaikan Proses Mail Merge
Advertisement