Seiring berjalannya waktu, folder Inbox Anda bisa dengan cepat terisi dengan ratusan pesan. Ini akan menyulitkan mencari pesan dan akan mengambil ruang penyimpanan yang cukup besar pada perangkat Anda. Anda bisa mengurangi masalah ini dengan mengelola folder Inbox Anda. Beberapa pekerjaan administrasi yang bisa Anda lakukan termasuk menghapus pesan yang tidak diperlukan, menyimpan pesan penting, dan mencetak salinan pesan untuk dibaca atau disimpan pada format hardcopy.
Cara menghapus pesan yang tidak diperlukan:
- Pilih pesan yang ingin Anda hapus.
- Pada Ribbon, klik tab Home, lalu klik tombol Delete yang ada di grup Respond.
Cara menyimpan pesan penting:
- Pilih pesan yang ingin Anda simpan.
- Pada Ribbon, klik tab File untuk menampilkan Backstage View, lalu klik tab Save As.
- Ketikkan nama baru untuk pesan.
- Pilih tipe file yang Anda inginkan.
- Klik Save.
- Pada kotak dialog Save As, pilih folder dimana Anda ingin menyimpan pesan.
Cara mencetak salinan pesan:
- Pilih pesan. Pada Ribbon, klik tab File untuk menampilkan Backstage View, lalu klik tab Print.
- Klik daftar drop-down Printer, lalu pilih printer yang ingin Anda gunakan.
- Klik opsi Print Style yang Anda inginkan.
- Klik Print.
Tips & Trik:
- Outlook tidak akan menanyakan konfirmasi apakah Anda benar-benar akan menghapus pesan. Pastikan Anda benar-benar ingin menghapus pesan tersebut sebelum menekan Delete atau memilih perintah Delete. Anda bisa menekan tombol keyboard [CTRL + Z] untuk melakukan Undo, mengembalikan tindakan penghapusan yang telah dilakukan.
- Pesan yang dihapus dipindahkan ke folder Deleted Items dan bisa dikembalikan lagi ke folder Inbox Anda. Jika Anda menghapus pesan dari folder Deleted Items, item tersebut dihapus untuk selamanya. Namun, jika Anda menggunakan Exchange Server, Anda bisa mengembalikan item yang dihapus hingga periode waktu tertentu yang telah ditentukan oleh administrator email.
- Untuk mencari pesan dari pengirim tertentu, klik kolom From. Ini akan menyortir nama pengirim pesan berdasarkan abjad dan angka,
- Untuk menyimpan pesan dalam format selain format .msg, klik daftar drop-down Save As Type dan pilih tipe format. Anda bisa menyimpan pesan dalam format teks, HTML, MHT, template Outlook, dan dua format pesan. Ini akan memudahkan jika Anda ingin membuka pesan menggunakan aplikasi lain, seperti program pengolah kata atau web browser. Namun perhatikan, bahwa Anda tidak bisa menyimpan pesan teks biasa menjadi format HTML.
- Ketika Anda menyimpan pesan dalam format selain .msg, pemformatan pesan tersebut mungkin berubah, Jika itu yang terjadi, Anda mungkin akan kesulitan membaca pesan jika tidak mengubahnya.
- Dengan pesan dalam keadaan terbuka, pada Quick Access Toolbar, klik Quick Print untuk mencetak menggunakan printer default.
Artikel terkait:
Advertisement