Jika Anda adalah pengguna baru dalam Project, Anda akan butuh memahami dan mempelajari beberapa terminologi, dan Anda tidak bisa menghindar dari itu. Kabar baiknya adalah, jika Anda sudah memahami terminologi tersebut, maka akan memudahkan Anda dalam memahami tutorial yang ada disini dan meningkatkan kemampuan Anda dalam menggunakan Project. Beberapa terminologi tersebut adalah Project, Task, Resource, dan Assignment.
Sebuah project adalah sebuah aktivitas grup sementara, yang di desain untuk menciptakan produk yang unik, layanan, atau sebuah hasil. Dari sudut pandang Project, sebuah project adalah rencana yang Anda buat, dimana ada detil tentang bagaimana Anda atau organisasi/perusahaan akan berjalan dalam mencapai hasil yang diinginkan.
Rencana project terdiri dari berbagai tugas (Task). Sebuah Task menjelaskan "sesuatu" yang harus dicapai/dikerjakan; sedangkan keseluruhan daftar Task yang ada menjelaskan apa yang perlu diselesaikan untuk mencapai hasil yang diinginkan. Oleh karena itu, jika semua Task sudah tercapai, berarti hasil dari project bisa dicapai. Jadi sebuah Task menjelaskan "sesuatu" yang harus dikerjakan/diselesaikan, dan daftar dari keseluruhan Task menjelaskan apa yang harus dilakukan secara keseluruhan.
Untuk menyelesaikan Task, anda membutuhkan satu atau beberapa sumber daya (Resource). Dari sudut pandang Project, sebuah Resource adalah segala sesuatu yang Anda gunakan untuk mendukung dalam menyelesaikan sebuah Task, jadi Resource bisa berupa orang, mesin, material, atau uang.
Jika daftar Task menjelaskan apa yang harus dicapai sedangkan daftar Resource menjelaskan sumber daya yang Anda miliki, maka penempatan (Assignment) adalah alokasi dari Task dan Resource. Dari sudut pandang Project akan disebut dengan Resource Assignment.
Memahami perbedaan entitas dan hubungan diantara mereka akan membantu Anda dalam menggunakan tampilan yang benar ketika melihat sebuah data project. Informasi Resource ditampilkan dengan view atau tabel, seperti Resource Sheet atau Recource Graph. Informasi Assignment ditampilkan dengan cara memilih Resource Usage View atau Task Usage View.
Informasi level project adalah informasi yang berlaku untuk keseluruhan project, seperti Project Start Date dan Project Calendar. Informasi ini ditampilkan di bagian lain tergantung dari jenis data yang dimiliki. Informasi level project tersedia di bagian Project Information yang ada di tampilan Backstage, dan didalamnya ada Project Statistics dan jendela Advanced Properties. Informasi seperti Start Date, Duration, dan lainnya tersedia di Project Summary Task.
Layar Project dibagi menjadi beberapa bagian, dan sangat penting untuk mengenali bagian-bagian tersebut untuk bisa menavigasi dengan benar di dalam interface Project. Saat Anda menggunakan Project, Anda akan menemukan bahwa tidak semua View ditampilkan memenuhi area. Tampilan defaultnya adalah Gantt With Timeline, berikut deskripsinya:
Quick Access Toolbar muncul di layar bagian atas, dan bisa diakses cukup dengan satu klik untuk mengakses perintah-perintah favorit Anda. Anda bisa memodifikasi Toolbar ini, dimana Anda bisa menambah atau menghapus perintah-perintah dengan cara memilih menu drop-down yang ada di sebelah kanan Toolbar. Dari menu tersebut, Anda juga bisa mengatur untuk meletakkan Toolbar dibawah Ribbon.
Ribbon terdiri dari tujuh tab (File, Task, Resource, Report, Project, View, dan Format), dan tiap tab berisi kumpulan tombol dan perintah yang berhubungan dengan tab itu sendiri. Anda bisa memodifikasi Ribbon dengan cara klik kanan lalu pilih Customize The Ribbon, atau Anda bisa menyembunyikannya dengan cara memilih Collapse The Ribbon.
Table Area terbagi menjadi beberapa baris dan kolom (seperti worksheet pada Excel). Didalam tampilan Gantt Chart, tiap baris berisi Task dan tiap kolom berisi informasi spesifik tentang Task tersebut. Kolom Task bisa disembunyikan (tapi tidak bisa dihapus), dan kolom Task tambahan bisa ditambahkan. Gunakan Scroll Bar (baik horizontal maupun vertikal) untuk melakukan navigasi naik-turun maupun kiri-kanan pada Task didalam Table Area untuk melihat kolom tambahan.
Chart Area ditampilkan di sebelah kanan tabel dan ditampilkan untuk tiap Task, sebuah Bar menggambarkan durasi tiap Task berdasarkan tanggal Start dan Finishnya. Bar didalam Chart Area bisa menampilkan informasi lain, seperti Percent Complete dan Resource Names. Garis vertikal menandai tanggal sekarang, tanggal memulai project, dan tanggal berakhirnya project. Timescale mengindikasikan rentang waktu sekarang yang sedang ditampilkan di Chart Area.
Status Bar ditampilkan di bagian bawah jendela dan menampilkan modus Task untuk Task baru (Manual atau terjadwal), shortcut ke tampilan berbeda, dan Zoom Slider. Zoom Slider ini juga akan mengubah Timescale.
Table Area dan Chart Area dipisahkan oleh vertikal bar. Bar ini bisa dipindahkan ke kiri atau kanan untuk menampilkan lebih banyak area tabel atau chart sesuai dengan keperluan.
Sebuah project adalah sebuah aktivitas grup sementara, yang di desain untuk menciptakan produk yang unik, layanan, atau sebuah hasil. Dari sudut pandang Project, sebuah project adalah rencana yang Anda buat, dimana ada detil tentang bagaimana Anda atau organisasi/perusahaan akan berjalan dalam mencapai hasil yang diinginkan.
Rencana project terdiri dari berbagai tugas (Task). Sebuah Task menjelaskan "sesuatu" yang harus dicapai/dikerjakan; sedangkan keseluruhan daftar Task yang ada menjelaskan apa yang perlu diselesaikan untuk mencapai hasil yang diinginkan. Oleh karena itu, jika semua Task sudah tercapai, berarti hasil dari project bisa dicapai. Jadi sebuah Task menjelaskan "sesuatu" yang harus dikerjakan/diselesaikan, dan daftar dari keseluruhan Task menjelaskan apa yang harus dilakukan secara keseluruhan.
Untuk menyelesaikan Task, anda membutuhkan satu atau beberapa sumber daya (Resource). Dari sudut pandang Project, sebuah Resource adalah segala sesuatu yang Anda gunakan untuk mendukung dalam menyelesaikan sebuah Task, jadi Resource bisa berupa orang, mesin, material, atau uang.
Jika daftar Task menjelaskan apa yang harus dicapai sedangkan daftar Resource menjelaskan sumber daya yang Anda miliki, maka penempatan (Assignment) adalah alokasi dari Task dan Resource. Dari sudut pandang Project akan disebut dengan Resource Assignment.
Memahami bagaimana Task dan Resource saling berhubungan satu sama lain.
File Microsoft Project Plan (.mpp) hanyalah sebuah database biasa (dan file .mpp ini bisa dibuka di Microsoft Access). Project berisi empat entitas (Project, Task, Resource, dan Assignments), jadi meskipun Anda tidak perlu memahami hubungan antar entitas lebih jauh lagi, setidaknya Anda harus berusaha untuk memahami diagram berikut ini:Memahami perbedaan entitas dan hubungan diantara mereka akan membantu Anda dalam menggunakan tampilan yang benar ketika melihat sebuah data project. Informasi Resource ditampilkan dengan view atau tabel, seperti Resource Sheet atau Recource Graph. Informasi Assignment ditampilkan dengan cara memilih Resource Usage View atau Task Usage View.
Informasi level project adalah informasi yang berlaku untuk keseluruhan project, seperti Project Start Date dan Project Calendar. Informasi ini ditampilkan di bagian lain tergantung dari jenis data yang dimiliki. Informasi level project tersedia di bagian Project Information yang ada di tampilan Backstage, dan didalamnya ada Project Statistics dan jendela Advanced Properties. Informasi seperti Start Date, Duration, dan lainnya tersedia di Project Summary Task.
Navigasi Microsoft Project.
Ketika Anda memulai membuka aplikasi Project, Anda akan diarahkan untuk membuka project yang sudah ada atau membuat sebuah project baru. Jika Anda membuka project yang sudah pernah disimpan sebelumnya, maka project akan membuka tampilan yang sama ketika Anda melakukan penyimpanan pada proses pekerjaan sebelumnya.Layar Project dibagi menjadi beberapa bagian, dan sangat penting untuk mengenali bagian-bagian tersebut untuk bisa menavigasi dengan benar di dalam interface Project. Saat Anda menggunakan Project, Anda akan menemukan bahwa tidak semua View ditampilkan memenuhi area. Tampilan defaultnya adalah Gantt With Timeline, berikut deskripsinya:
- Quick Access Toolbar dan Ribbon
- Timeline
- Table Area
- Chart Area
- Status Bar
Quick Access Toolbar muncul di layar bagian atas, dan bisa diakses cukup dengan satu klik untuk mengakses perintah-perintah favorit Anda. Anda bisa memodifikasi Toolbar ini, dimana Anda bisa menambah atau menghapus perintah-perintah dengan cara memilih menu drop-down yang ada di sebelah kanan Toolbar. Dari menu tersebut, Anda juga bisa mengatur untuk meletakkan Toolbar dibawah Ribbon.
Ribbon terdiri dari tujuh tab (File, Task, Resource, Report, Project, View, dan Format), dan tiap tab berisi kumpulan tombol dan perintah yang berhubungan dengan tab itu sendiri. Anda bisa memodifikasi Ribbon dengan cara klik kanan lalu pilih Customize The Ribbon, atau Anda bisa menyembunyikannya dengan cara memilih Collapse The Ribbon.
Table Area terbagi menjadi beberapa baris dan kolom (seperti worksheet pada Excel). Didalam tampilan Gantt Chart, tiap baris berisi Task dan tiap kolom berisi informasi spesifik tentang Task tersebut. Kolom Task bisa disembunyikan (tapi tidak bisa dihapus), dan kolom Task tambahan bisa ditambahkan. Gunakan Scroll Bar (baik horizontal maupun vertikal) untuk melakukan navigasi naik-turun maupun kiri-kanan pada Task didalam Table Area untuk melihat kolom tambahan.
Chart Area ditampilkan di sebelah kanan tabel dan ditampilkan untuk tiap Task, sebuah Bar menggambarkan durasi tiap Task berdasarkan tanggal Start dan Finishnya. Bar didalam Chart Area bisa menampilkan informasi lain, seperti Percent Complete dan Resource Names. Garis vertikal menandai tanggal sekarang, tanggal memulai project, dan tanggal berakhirnya project. Timescale mengindikasikan rentang waktu sekarang yang sedang ditampilkan di Chart Area.
Status Bar ditampilkan di bagian bawah jendela dan menampilkan modus Task untuk Task baru (Manual atau terjadwal), shortcut ke tampilan berbeda, dan Zoom Slider. Zoom Slider ini juga akan mengubah Timescale.
Table Area dan Chart Area dipisahkan oleh vertikal bar. Bar ini bisa dipindahkan ke kiri atau kanan untuk menampilkan lebih banyak area tabel atau chart sesuai dengan keperluan.
Tips & Trik:
Untuk lebih jauh memahami, kunjungi Project Management Institute (PMI) dengan alamat web: http://www.pmi.org/About-Us/About-Us-What-is-Project-Management.aspx.
Artikel terkait:
- Memahami Backstage View Dan Ribbon
- Menambahkan Perintah Ke Dalam Ribbon
- Melakukan Collapse Dan Pinning Terhadap Ribbon
- Memodifikasi Quick Access Toolbar
- Memahami View, Table, Filter, Dan Group
- Memilih View Yang Berbeda
- Menampilkan Dan Menyembunyikan View Bar
- Menampilkan Tabel Yang Berbeda
- Memilih Filter Yang Berbeda
- Memilih Group Yang Berbeda
- Memasukkan Kolom Ke Dalam Tabel
- Menyembunyikan Kolom
- Memindahkan Kolom
- Mengubah Ukuran Kolom
- Menyimpan View Yang Telah Dimodifikasi
- Menampilkan Project Summary Task
Advertisement